„Die Zukunft lässt sich am besten vorhersagen, indem man sie gestaltet.“ – Peter Drucker

Excel, die beliebteste Tabellen-Software weltweit, kennt fast jeder. Als Teil der Microsoft Office Suite ist es bereits auf den meisten Computern in Büros und Unternehmen vorinstalliert.

Excel ist eine gute Unterstützung für Buchhaltungszwecke, um Zahlen zu strukturieren und Berichte zu erstellen. Bei all dem spart die Software den Nutzern und Nutzerinnen auch noch Zeit. Insbesondere wenn man weiß, wie die unterschiedlichen Features und Funktionen von Excel zu verwenden sind.

Vor diesem Hintergrund haben wir hier einige von Superprofs Lieblingsfunktionen und -features in Excel zusammengestellt.

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Und los geht's

Excels wesentliche Funktionen

Du kannst mit Hilfe von Funktionen in Excel Gleichungen und Formeln in Excel verwenden. Diese Funktionen können dir viel Zeit sparen.

Computerbildschirm zeigt verschiedene Grafiken parallel an.
Excel bietet vielfältige Möglichkeiten und seine Funktionen machen das Leben leichter. Quelle: Unsplash.

Sie sind für Buchhalter, Selbstständige, Unternehmerinnen und kleine und mittelständische Unternehmen nützlich, wenn es um Buchhaltung und Finanzen geht.

Für diejenigen, die nicht wissen, was eine Formel ist, hier eine kleine Einführung. Wenn du zehn plus zehn in eine Excel-Zelle eintragen möchtest, musst du folgendes zur Zelle hinzufügen:

=10+10

Mit Hilfe dieser Formel wird Excel dann die Berechnung durchführen. Das mag erstmal sehr simpel erscheinen, es lässt sich aber auch auf komplexere Formeln und Berechnungen anwenden, wobei sich Zellen aufeinander beziehen.

In obigem Beispiel wurden statische Werte verwendet. Bei dynamischen Werten muss auf die Zellen Bezug genommen werden. Zum Beispiel:

=C4+G9

Statische Werte sind nicht von anderen Zellen abhängig und werden von ihnen nicht beeinflusst. Dynamische Werte sind normalerweise deutlich nützlicher. Für Zwecke der Buchhaltung können verschiedene Funktionen verwendet werden.

Du brauchst keine teure Buchhaltungssoftware, um einige Berechnungen durchzuführen. Mit Excels Möglichkeiten kannst du bereits sehr viel anstellen.

Wenn du erst einmal gelernt hast, wie es zu verwenden ist, gibt es keinen Grund, warum du einen Großteil deiner Buchhaltung als Freiberufler oder Unternehmer nicht selbst machen kannst.

Die Excel-Funktionen sind normalerweise einer der folgenden Kategorien zuzuordnen:

  • Mathematik
  • Statistik
  • Logisch
  • Daten
  • Text
  • Suche

Sehen wir uns die Funktionen an, die du kennen solltest, um das Potenzial von Microsoft Excel auszuschöpfen, wenn du deine Steuererklärung machst, Buchführung, etc.

Erfahre, wie du Excel für deine Buchhaltung verwenden kannst.

Einfache Buchhaltungsfunktionen

Funktionen sehen in Excel so aus:

=FUNCTION NAME(PARAMETER)

Person hält Rechnungen und hat andere steuerrelevante Dokumente sowie einen Taschenrechner vor sich liegen.
Auch für die Steuererklärung kann Excel dir eine große Hilfe sein, wenn du seine Funktionen zu verwenden weißt. Quelle: Unsplash.

Häufig gibt es mehrere Funktionen, die du verwenden kannst, um ein und dasselbe Ziel zu erreichen. Wenn du weißt, welche Funktion du verwenden möchtest, dann gibt du „=” gefolgt von der Bezeichnung der Funktion in die entsprechende Zelle ein.

So verwenden die meisten Menschen Funktionen in Excel und das Programm erkennt den Namen der Funktion bei der Eingabe, du musst also selten die gesamte Bezeichnung eingeben.

Du kannst auch den Reiter „Formeln“ in der Menüleiste oben verwenden. Dort kannst du auswählen, welche Funktion du verwenden möchtest. Es gibt sehr viele Funktionen, deshalb solltest du am besten wissen, wonach du suchst. Du kannst auch die Suchfunktion nutzen, um die gewünschte Funktion zu finden.

Du kannst die Funktion dann in deine Tabelle einfügen. Zu jeder Funktion gibt es auch immer eine Beschreibung, was die Funktion bewirkt und wie sie zu verwenden ist. Man sollte nicht unterschätzen, wie hilfreich und nützlich diese Funktionen wirklich sind.

Unternehmen jeder Größe können Excels Funktionalität nutzen, um bestimmte Prozesse effizienter zu gestalten. Die Automatisierung ermöglicht es, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, zum Beispiel am Erfolg des Unternehmens zu arbeiten.

Mathematische Funktionen werden in Excel häufig für Berechnungen verwendet. Sie sind in der Funktionskategorie „Mathematik und Trigonometrie“ zu finden. Eine Rechnungswesen Nachhilfe, kann dir alles Step-by-step erklären.

Hier sind einige der häufigsten mathematischen Funktionen:

  • SUMME addiert alles.
  • SUMMENPRODUKT gibt die Summe der Produkte eines entsprechenden Bereiches wieder.
  • TEILERGEBNIS gibt ein Teilergebnis eines bestimmten Bereiches an.
  • RUNDEN rundet eine Zahl auf eine festgelegte Anzahl von Stellen.
  • AUFRUNDEN rundet eine Zahl auf.
  • PRODUKT multipliziert Zahlen.
  • ABS gibt den Absolutwert einer Zahl an.
  • POTENZ gibt das Ergebnis einer potenzierten Zahl an.
  • WURZEL gibt die Quadratwurzel einer Zahl wieder.

Je nach dem, was du vorhast, können diese Funktionen eine Riesenhilfe sein.

Sehen wir uns einige weitere nützliche Excel-Funktionen an.

Hier kannst du mehr über die Vorteile von Excel in der Buchhaltung erfahren.

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Logische Funktionen in Excel

Die Kategorie „Logisch“ bringt Ergebnisse hervor, die in Abhängigkeit zu bestimmten Bedingungen stehen. Ergebnisse logischer Funktionen können entweder WAHR oder FALSCH sein. Das ermöglicht es dir, Bedingungen festzulegen, um Werte zu vergleichen.

Mit logischen Funktionen können sehr aufschlussreiche Vergleiche angestellt werden. Quelle: Unsplash.

Es gibt eine Vielzahl von logischen Funktionen in Excel, die du verwenden kannst. Hier sind einige der wichtigsten:

WENN

In diesem Fall kann das Ergebnis nur WAHR oder FALSCH sein. Der gewählte Wert muss den Bedingungen der Logik entsprechen. Diese Funktion legt letzten Endes die Kriterien fest, die zu erfüllen sind.

Das ist die Syntax:

  • =WENN(Bedingung,[Wert wenn wahr],[Wert wenn falsch])

Lass dich nicht abschrecken, es sieht erstmal kompliziert aus, ist aber ganz einfach.

UND

Diese Funktion prüft, ob alle Bedingungen erfüllt und entsprechend WAHR sind. Du kannst hier auch mehrere Bedingungen festlegen, die erfüllt sein müssen.

UND bedeutet, dass im Falle, dass nicht alle Bedingungen erfüllt sind, FALSCH ausgegeben wird.

ODER

Ähnlich wie UND erlaubt es dir ODER, mehrere Bedingungen festzulegen, jedoch muss nur eine von ihnen erfüllt sein. Dann ist auch das Ergebnis WAHR. Wird keine der Bedingungen erfüllt, kommt das Ergebnis FALSCH.

Das ist die Syntax:

  • =UND(Bedingung 1, Bedingung 2, etc.)
  • =ODER(Bedingung 1, Bedingung 2, etc.)

WENNFEHLER

WENNFEHLER gibt einen Wert aus, wenn ein Fehler vorliegt, andernfalls gibt die Funktion das Ergebnis der Formel an.

=WENNFEHLER (Wert, Wert_wenn_Fehler)

Hier sind die besten Excel-Vorlagen.

Nach Funktionen suchen

Du kannst die Funktionen finden, indem du sie in Excel suchst.

Es gibt viele Funktionen in der Liste. Hier sind einige der wichtigsten.

  • SPALTE gibt die Bezeichnung der Spalter eines Bezuges aus.
  • VERWEIS sucht Werte in einem Bereich oder Vektor.
  • SORTIEREN sortiert einen Bereich oder eine Matrix.
  • und viele mehr

Diese Funktionen können für Buchhalter sehr nützlich sein. Wenn du sie erst einmal gut verwenden kannst, werden sie dein Leben sehr erleichtern.

Funktionen von Datum und Uhrzeit

In der Buchhaltung ist es manchmal wichtig, wann etwas stattgefunden hat. Deshalb solltest du auch die Excel-Funktionen zu Uhrzeit und Datum kennen.

Ein elektronischer Taschenrechner liegt auf rotem Papier neben einem Kugelschreiber.
Excel kann alles, was der Taschenrechner kann, und noch so viel mehr. Quelle: Unsplash.

DATUM und UHRZEIT können dir helfen, schnell diese Art von Informationen zu finden.

Hier sind ein paar Beispiele:

  • JAHR
  • MONAT
  • TAG
  • DATUM
  • HEUTE
  • JETZT

Diese Funktionen sind für die Steuererklärung, Bilanzaufstellungen und fortlaufende Zahlungen nützlich.

Du kannst die Daten nach Tag, Monat, Jahr oder sogar Kalenderwoche filtern. Diese werden auch als Seriennummer bezeichnet. Excel hat dem Tag 01.01.1900 die Seriennummer 1 gegeben. Von diesem Datum an, zählt es jeden Tag und vergibt so die Seriennummern.

So geht Buchhaltung mit Excels Hilfe.

Text-Funktionen

Text-Funktionen können ebenso in der Buchhaltung sehr nützlich sein. Buchhaltung hat schließlich nicht nur mit Zahlen zu tun. Es gibt nahezu immer auch etwas Text, weshalb diese Funktionen auch existieren.

Bei der Buchhaltung ist es wichtig, sehr genau zu sein.

Hier sind einige der Text-Funktionen:

  • WERT wandelt ein Textargument in eine Zahl um.
  • TEXTVERKETTEN verbindet mehrere Textelemente zu einem Textelement.
  • GROSS wandelt Text in Großbuchstaben um.
  • KLEIN wandelt Text in Kleinbuchstaben um.
  • LÄNGE gibt die Zeichenanzahl an.
  • ERSETZEN ersetzt Zeichen in einem Text.

Jetzt solltest eine gewisse Vorstellung von den Excel-Funktionen haben, die für dich und deine Buchhaltung nützlich sein könnten. Diese Funktionen können dabei helfen, Prozesse zu verschlanken und somit Zeit zu sparen. Bei Finanzen und Buchhaltung, wo viele repetitive Prozesse stattfinden, kann das sehr nützlich sein.

Du musst nicht unbedingt in teure Buchhaltungssoftware investieren, wenn du einige Excel-Kenntnisse vorweisen kannst. Es gibt auch kostenlose Testversionen, wenn du es einmal ausprobieren möchtest, bevor du das Produkt kaufst.

Wenn du etwas Hilfe dabei brauchst, dich mit der Software auseinanderzusetzen, dann könnte ein privater Nachhilfelehrer genau das richtige für dich sein.

Wenn du Unterstützung bei der Nutzung von Excel wünschst, kannst du dir bei einem Lehrer auf Superprof Unterstützung suchen. Es gibt eine Vielzahl erfahrener LehrerInnen, die dich gerne dabei unterstützen.

Es gibt drei Arten des privaten Unterrichts: persönlich, online oder in der Gruppe. Jede Art hat ihre Vor- und Nachteile in Bezug auf den Lernerfolg und die Kosten. Sie alle sollten sorgfältig bedacht werden.

Persönlicher Unterricht ist häufig teurer, da der Lehrer individuelle Dienste anbietet und zu dir kommt. Die zusätzliche Zeit, die der Lehrer investieren muss, um die Stunden auf deine Bedürfnisse zuzuschneiden, entstehen zusätzliche Kosten pro

Stunde im Vergleich zu anderen Arten des Unterrichts. Wenn die Stunden jedoch auf die Bedürfnisse des Lernenden angepasst werden, sind sie allerdings kosteneffizienter als anderen Arten des Unterrichts. So erhältst du Unterricht, der wirklich zu dir passt.

Für diejenigen, die weniger Geld ausgeben wollen, ist Gruppenunterricht ideal. Dabei können die Kosten für den Lehrer geteilt werden und es lässt sich auch von den anderen in der Gruppe profitieren, da man sich austauschen kann. Diese Art des Unterrichts ist zwar nicht speziell auf dich zugeschnitten, aber das Lernen in der Gruppe bietet eine Reihe von Vorteilen und du hast mit Sicherheit immer andere, mit denen du üben und dich austauschen kannst.

Wenn es in deiner Umgebung niemanden gibt, der Unterricht anbietet, kannst du deine Suche jederzeit ausweiten. Dank des Internets spielt es heute keine Rolle mehr, wo du und dein Lehrer sich befinden. Solange du Internetzugang, eine Webcam und ein Mikrofon hast, kannst du auch Online-Unterricht nehmen.

Oft werden von den Lehrern auf Superprof Schnupperstunden angeboten, denn gerade bei einer solch persönlichen Art des Lernens und Unterrichtens ist es wichtig, dass du eine gute Beziehung zu deinem Lehrer hast und die Chemie stimmt. Warum es also nicht einfach mal ausprobieren?

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